ประกาศบริษัทเรื่องการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

คณะกรรมการของ บริษัท รัชพรการบัญชีภาษีอากรและกฎหมาย จำกัด  (“บริษัท”) ในฐานะนายจ้างที่รับผิดชอบบริหารจัดการการคุ้มครองแรงงานและสวัสดิการให้แก่พนักงานของบริษัทมีจุดประสงค์ ออกประกาศบริษัทเรื่อง การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานฉบับนี้เพื่อให้พนักงานทั้งหมดพึงรับทราบเกี่ยวกับสิทธิ และเงื่อนไขต่าง ๆ อันเกี่ยวเนื่องกับการเก็บ รวบรวม ใช้ และเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานที่บริษัทดำเนินการดังมีรายละเอียดต่อไปนี้

ภายใต้ประกาศฉบับนี้ พนักงานหมายความรวมถึงกรรมการ ผู้บริหาร พนักงานและลูกจ้างที่อยู่ภายใต้สัญญาจ้างแรงงาน

ข้อ 1  ชื่อประกาศและผลบังคับใช้

1.1  ประกาศฉบับนี้เรียกว่า “ประกาศบริษัท เรื่อง การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน” และให้มีผลบังคับใช้นับแต่วันที่บริษัทประกาศเป็นต้นไป ทั้งนี้ ให้ประกาศฉบับนี้มีผลบังคับกับพนักงานทั้งหมดของบริษัท

1.2 บริษัทอาจปรับปรุงประกาศฉบับนี้ ตามแต่ละระยะเวลาเพื่อให้สอดคล้องกับแนวปฏิบัติและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการเปลี่ยนแปลงการคุ้มครองแรงงานหรือสวัสดิการแก่พนักงาน ทั้งนี้ บริษัทจะแจ้งให้พนักงานทราบถึงการเปลี่ยนแปลง โดยประกาศนั้นจะถือว่ามีผลบังคับใช้ทันทีเมื่อประกาศ

ข้อ 2  นิยามข้อมูลส่วนบุคคล

“ข้อมูลส่วนบุคคล” หมายถึง ข้อมูลที่ทําให้สามารถระบุตัวตนของพนักงานแต่ละบุคคลได้ ไม่ว่าจะเป็นส่วนของข้อมูลที่บริษัท (ก) ได้รับโดยตรงจากพนักงานเอง (ข) ได้รับจากผู้ให้บริการคุ้มครองและจัดสวัสดิการคุ้มครองแรงงานภายนอกที่บริษัทว่าจ้างให้การคุ้มครองแรงงานแก่พนักงาน หรือ (ค) ได้รับจากการรวบรวม การประเมินผล และจัดทำข้อมูลดังกล่าวขึ้นเพิ่มเติม โดยบริษัทเอง

ข้อ 3 ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานที่บริษัทมีความจำเป็นในการประมวลผล ได้แก่

3.1 ข้อมูลที่บ่งชี้ตัวตนพนักงานโดยตรง อาทิ ชื่อนามสกุล สำเนาบัตรประจำประชาชนหรือหนังสือเดินทาง อายุ สัญชาติ วันเกิด รวมถึงประวัติแสดงคุณสมบัติอื่นที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน ซึ่งพนักงานได้ให้แก่บริษัทตามแบบฟอร์มการรับสมัครงานสัญญาจ้างแรงงาน และแบบฟอร์มอื่น

3.2 ข้อมูลการติดต่อของพนักงาน อาทิ ที่อยู่ตามบัตรประชาชน ที่อยู่ปัจจุบัน เบอร์โทรศัพท์ อีเมล หรือข้อมูลการติดต่อในช่องทางสื่อสารอื่น ๆ

3.3  ข้อมูลการชำระเงินที่บริษัทดำเนินการให้แก่พนักงาน อาทิเช่น บัญชีธนาคาร ประวัติการเบิกจ่ายเงินเดือนและเงินสวัสดิการอื่นให้แก่พนักงาน เลขที่ประกันสังคม และรายละเอียดการใช้สิทธิสวัสดิการต่าง ๆ ของพนักงานดังกล่าว

3.4 ข้อมูลประวัติการทำงาน รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง ข้อมูลการเข้า-ออก เวลาทำงาน ประวัติการลา ข้อมูลการประเมินคุณ สมบัติการทำงานและการฝึกอบรมของพนักงาน ซึ่งได้รับการบันทึกโดยระบบบันทึกการทำงานในรูปแบบต่าง ๆ และจากแบบประเมินความสามารถและการวัดผลที่ดำเนินการโดยบริษัท รวมถึงประวัติการใช้ระบบของบริษัท ได้แก่ Username / Password และรายละเอียดการ Log-in เข้าใช้ระบบของบริษัททั้งหมด

ข้อ 4 ข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องกับพนักงานที่บริษัทมีความจำเป็นในการประมวลผล

4.1 ในกรณีที่บริษัทมีการจัดสวัสดิการ ให้แก่สมาชิกในครอบครัวหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องของพนักงาน (“บุคคลอื่นที่เกี่ยวข้อง”) ทั้งในลักษณะของสวัสดิการที่ให้แก่ครอบครัวโดยตรง และการให้ประโยชน์ในฐานะผู้รับผลประโยชน์จากพนักงาน เพื่อการดำเนินการให้สวัสดิการดังกล่าว บริษัทอาจจำเป็นต้องเก็บ รวบรวม และใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลที่เกี่ยวข้องของพนักงานดังกล่าว

4.2 ในกรณีที่พนักงานเป็นผู้ให้ข้อมูลของบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องกับตนแก่บริษัท บริษัทจะถือว่า พนักงานให้การรับประกันว่า พนักงานมีสิทธิอันชอบด้วยกฎหมายในการเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลดังกล่าว

ข้อ 5 วัตถุประสงค์การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล

บริษัทมีวัตถุประสงค์หลักในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานที่ระบุไว้ ดังนี้

5.1 เพื่อการปฏิบัติหน้าที่ของบริษัทภายใต้กฎหมาย โดยเฉพาะหน้าที่ในการคำนวณชำระและการหักภาษี ณ ที่จ่ายสำหรับการจ่ายเงินเดือนและให้สวัสดิการต่าง ๆ การจัดทำทะเบียนพนักงาน การประกันสังคม การฝึกอบรมและพัฒนาฝีมือแรงงาน

5.2 เพื่อการปฏิบัติสิทธิและหน้าที่ของบริษัทในฐานะนายจ้างภายใต้สัญญาจ้างแรงงาน ซึ่งอาจรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล เพื่อวัตถุประสงค์ ดังนี้

1. การปฏิบัติสิทธิ และหน้าที่ของบริษัทที่อาจมีต่อพนักงาน (รวมถึงบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องของพนักงาน) ตามสัญญาจ้างแรงงาน ซึ่งรวมถึงหน้าที่ของบริษัทในการจ่ายเงินเดือน จัดให้มีสวัสดิการ และการคุ้มครองแรงงานต่าง ๆ ตามที่กำหนดในสัญญา

2. การพิจารณาความเหมาะสมในการเลื่อนตําแหน่งของพนักงาน การให้รางวัลหรือผลประโยชน์อื่นใดที่บริษัทอาจจัดให้รวมถึงการพิจารณาออกแบบโปรแกรมการฝึกอบรม (ไม่ว่าจัดขึ้นโดยบริษัทหรือบุคคลอื่น) หรือใช้ในการบังคับมาตรการลงโทษต่อพนักงานที่อาจปฏิบัติไม่สอดคล้อง หรือละเมิดหน้าที่การจ้างงานที่กำหนดไว้ในสัญญาจ้างแรงงานหรือประกาศแรงงานอื่น ๆ

5.3 เพื่อประโยชน์อันชอบด้วยกฎหมายของบริษัท ซึ่งอาจรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล เพื่อวัตถุ ประสงค์ ดังนี้

1. การดำเนินกระบวนการทางกฎหมาย เพื่อให้ได้มาซึ่งสิทธิตามกฎหมาย และการเยียวยาความเสียหาย การต่อสู้คดีหรือข้อเรียกร้องทางศาล และการบริหารจัดการข้อร้องเรียนหรือข้อเรียกร้องใดระหว่างบริษัทและพนักงาน

2. การเก็บบันทึก การจัดทําสถิติ การรายงาน การวิจัย การวิเคราะห์และพัฒนา เพื่อการปรับปรุงสวัสดิการ รวมถึงเพื่อส่งเสริมความสัมพันธ์การจ้างงานระหว่างพนักงานกับบริษัท

5.4 กรณีที่พนักงานให้ความยินยอมเป็นการเฉพาะ บริษัทอาจดำเนินการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานตามวัตถุ ประสงค์เฉพาะที่พนักงานให้ความยินยอมไว้ เช่น การใช้ข้อมูลลายนิ้วมือ (Fingerprint) หรือข้อมูลภาพจำลองใบหน้า (Face Recognition) เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบประวัติการเข้าทำงานและการรักษาความปลอดภัยภายในพื้นที่สำนักงาน และข้อมูลสุขภาพซึ่งถือเป็นหนึ่งในสวัสดิการที่บริษัทมีหน้าที่ภายใต้สัญญาจ้างแรงงานหรือตามกฎหมายในการจัดให้แก่พนักงานดังกล่าว

ข้อ 6 ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล

6.1 บริษัทมีความจำเป็นในการจัดเก็บ และรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานตลอดระยะเวลาสัญญาจ้างแรงงานของแต่ละคน และตลอดระยะเวลาที่จำเป็นซึ่งบริษัทมีหน้าที่ต้องเก็บรักษาตามกรอบระยะเวลาในกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ข้อ 7 การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล

เพื่อประโยชน์ในการคุ้มครองแรงงาน และการจัดสวัสดิการแรงงาน ที่กำหนดไว้ในสัญญาจ้างแรงงานและภายใต้กฎหมายที่เกี่ยวข้อง บริษัทอาจมีความจําเป็นต้องเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานต่อบุคคลภายนอก ได้แก่

7.1 ลูกค้า คู่ค้าของบริษัท ซึ่งบริษัทอาจมีความจำเป็นต้องส่งต่อเปิดเผยข้อมูลของพนักงานในฐานะผู้ติดต่อประสานงานกับลูกค้า หรือคู่ค้าของบริษัทให้บุคคลดังกล่าวรับทราบ ทั้งนี้ บริษัทจะเปิดเผยข้อมูลเพียงเท่าที่จำเป็นเพื่อจุดประสงค์ดังกล่าวเท่านั้น

7.2 ผู้ให้บริการภายนอกของบริษัท ซึ่งเป็นผู้ให้บริการเกี่ยวข้องกับสวัสดิการต่าง ๆ แก่พนักงาน เช่น ผู้ให้บริการบริหารจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ (HRM) หรือให้บริการพัฒนาบุคลากร (HRD) บริษัทประกันภัย ผู้ให้บริการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ หรือผู้ให้บริการสนับสนุนด้านอื่น เป็นต้น รวมถึงที่ปรึกษาการดำเนินธุรกิจของบริษัท ทั้งนี้ การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าวจะดำเนินการเฉพาะภายใต้ขอบเขตที่จำเป็นเพื่อประโยชน์ของพนักงานเป็นหลักเท่านั้น

ข้อ 8 มาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล

บริษัทรับประกันจัดให้มีมาตรการการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม เพื่อป้องกันการเข้าถึงการใช้ การเปลี่ยนแปลง การแก้ไข หรือการเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน โดยปราศจากอำนาจ หรือโดยมิชอบ ทั้งนี้บริษัทจะจัดให้มีการทบทวนมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยดังกล่าว อย่างสม่ำเสมอเป็นปกติ เพื่อความเหมาะสมตามมาตรฐานและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ข้อ 9 สิทธิของพนักงานในฐานะเจ้าของข้อมูล

บริษัทประกาศยืนยันสิทธิตามกฎหมายของพนักงานในส่วนที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานดังกล่าว ซึ่งได้แก่

9.1 สิทธิขอเข้าถึง และขอรับสำเนาข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงสิทธิในการขอแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลให้เป็นปัจจุบันและถูกต้อง

9.2 สิทธิขอรับข้อมูลส่วนบุคคล ในกรณีที่บริษัททำให้ข้อมูลส่วนบุคคลนั้นอยู่ในรูปแบบที่สามารถอ่านหรือใช้งานโดย ทั่วไปด้วยเครื่องมือหรือ อุปกรณ์ที่ทำงานได้โดยอัตโนมัติ รวมถึงสิทธิขอให้ส่งหรือโอนข้อมูลรูปแบบดังกล่าวไปยังผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลอื่น